Elektronisches Fahrtenbuch auf dem iPhone

Wer für den Firmenwagen statt der 1-%-Regelung die tatsächlichen Kosten ansetzt, braucht ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Es muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Für dienstliche und betriebliche Fahrten gehören hinein:

• das Datum;
• der Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder Fahrt;
• das Reiseziel, bei Umwegen auch die Reiseroute;
• der Reisezweck;
• die aufgesuchten Geschäftspartner.

Für Privatfahrten genügen die gefahrenen Kilometer, für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein kurzer Vermerk.

Ein elektronisches Fahrtenbuch wird anerkannt, wenn es dieselben Erkenntnisse liefert wie ein handschriftliches. Nachträgliche Änderungen müssen technisch ausgeschlossen oder zumindest dokumentiert sein, und zwar in der Datei selbst, nicht in einer getrennten Protokolldatei. Werden Datum, Kilometerstand und Fahrtziel am Ende jeder Fahrt automatisch erfasst, gilt das Fahrtenbuch laut BMF auch dann als zeitnah geführt, wenn Reisezweck und Geschäftspartner innerhalb von sieben Kalendertagen nachgetragen werden.

Eine amtliche Zertifizierung für Fahrtenbuch-Apps gibt es nicht. Ob ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß ist, entscheidet das Finanzamt im Einzelfall.

• Datum, Startadresse, Zieladresse und Strecke. Die Adressen werden automatisch aus der GPS-Fahrt ermittelt.
• Ein fortlaufender Kilometerstand. Du gibst den Kilometerstand deines Autos einmal ein; danach bekommt jede Fahrt einen Anfangs- und Endstand, der an die vorige anschließt. Tippst du einen Stand vom Tacho ein und er passt nicht, zeigt das Fahrtenbuch die Lücke, statt sie zu verstecken.
• Geschäftlich, Arbeitsweg oder Privat, mit Reisezweck und Geschäftspartner. Beides ergänzt du innerhalb von 7 Tagen; danach wird die Zeile abgeschlossen.
• Gespeicherte Orte wie Büro oder ein Kunde füllen Adresse, Fahrtart, Reisezweck und Geschäftspartner für dich aus. Eine optionale Arbeitszeit-Regel ordnet Fahrten in deiner Arbeitszeit als geschäftlich ein.
• Aufzeichnung im Hintergrund und auf Wunsch automatisch bei jeder Autofahrt. Hat das iPhone eine Fahrt verpasst, trägst du sie von Hand nach.

• Jede Zeile und jede Änderung kommt in eine Kette: Jeder Eintrag trägt einen SHA-256-Fingerabdruck des vorigen. Eine stille Änderung bricht die Kette.
• Nach 7 Tagen wird eine Zeile abgeschlossen (die Frist ist einstellbar). Eine Änderung danach steht im Bericht als Korrektur neben dem Original.
• Eine gelöschte Zeile bleibt als Löschung im Fahrtenbuch stehen.

Beispiel

In Österreich halbiert sich der Sachbezug für den Firmenwagen, wenn die Privatfahrten, einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, im Jahresschnitt höchstens 500 km im Monat betragen. Nachweisen lässt sich das mit einem Fahrtenbuch: Datum, Kilometerstand bei Beginn und Ende, gefahrene Kilometer, Ausgangs- und Zielpunkt, Route und Zweck jeder Fahrt. Ein Excel-Fahrtenbuch hat das Bundesfinanzgericht abgelehnt. Für Österreich zeigt RoadTrace oben deine Privatkilometer im Monat gegen die 500 km.

• Ein A4-PDF im Aufbau eines Fahrtenbuchs und eine CSV-Datei.
• Für einen Monat, ein Jahr oder einen selbst gewählten Zeitraum, pro Fahrzeug. Lücken im Kilometerstand und Korrekturen sind markiert.
• Den Bericht exportieren gehört zu RoadTrace Pro: einmal zahlen, nichts verlängert sich. Das Fahrtenbuch selbst, das Einordnen und Bearbeiten sind in der App enthalten.
• Regeln für Deutschland, Österreich und die Schweiz sind eingebaut.

Das Fahrtenbuch wird auf deinem iPhone gespeichert, nicht auf einem Server von uns. Adressen werden über den Geokodierungsdienst von Apple ermittelt. Eine Sicherungskopie legst du in der Dateien-App ab; RoadTrace stellt nur eine Kopie wieder her, die nicht manipuliert wurde.

RoadTrace bleibt außerdem der GPS-Tacho und Fahrtenrekorder, in 19 Sprachen, auch auf Deutsch.